מכרז 10/08 ארגון ותפעול שוטף של מערך הבחינות העיוניות

סיכום שאלות ותשובות

 

שאלה מס' 1 :

לצורך חישוב עלויות שינוע כמה אתרי בחינה יש בכל מחוז?

תשובה :

נותן השירותים יידרש להחזיר המחברות לאתרי הבחינות, בבחינות לנבחני נוער בלבד. מספר אתרי הבחינות לנבחני נוער הוא כ- 67 בפריסה ארצית. בבחינות לנבחנים מבוגרים השינוע הוא רק ליחידה המחוזית. רשימה חלקית של אתרי הבחינות לנוער ניתן לראות באתר האינטרנט של המשרד.

 

שאלה מס' 2 :

לצורך חישוב מספר קלדנים/היקפי הקלדות :

          א.         מהו אחוז הטעויות בהקלדות ציונים ? (לצורך חישוב עלויות הקנסות)

          ב.         מהו אחוז ההחזרות של המחברות למעריכים בשל טעויות מעריכים ?

          ג.          מהו אחוז הבדיקות החוזרות (מעריך שני)?

          ד.         מהו אחוז הנבחנים שעולים לועדת משמעת ? כמה נבחנים נדונים בכל וועדה ?

תשובה :

א.       טעות בהקלדת הציון תלויה בעבודת נותן השירותים בכלל,  ואיכות עבודת הקלדניות המועסקות על ידו והליכי הבקרה המופעלים על ידי נותן השירותים , כאמור בסעיף 2.7  בפרט.

ב.       אחוז ההחזרות של המחברות למעריכים בשל טעות מעריכים הוא כ- 5%.

ג.        אחוז הבדיקות ע"י מעריך שני הוא כ- 10%

ד.       אין למשרד נתונים מרוכזים בעניין. הבירור ביחס לחשד להעתקה מתבצע פר נבחן. למען הסר ספק יובהר, נותן השירותים אינו מקיים ועדת משמעת, אלא מקבל הנחיות מהמחלקה לגבי המשך טיפול במחברת חריגה.

 

שאלה מס' 3 :

במכרז בעמוד 2 מצוין כי מוחשבו כל תהליכי בדיקת הבחינות, אך בתוך המכרז לא ברור איזה תהליכים מוחשבו על ידי המערכת של האגף ואלו תהליכים אמורים להתמחשב על ידינו? חשוב לקבל מיפוי לפי התהליכים המצוינים מטה :

• רישום נבחנים לבחינות
• הקלדת תאריכי בחינות
• שיבוץ
• הפקת אלפון ומדבקות
• קליטת מחברות
• ניהול נתוני מעריכים
• קליטת ציונים של המעריכים
• הפקת דו"ח ציונים

תשובה :

כל התהליכים הקשורים בנבחן מתבצעים ישירות במערכת האגף למעט סריקת מחברות בחינה בשאלונים פתוחים ומשולבים. נתונים הקשורים במעריכי הבחינה  (ניהול נתוני מעריכים ) אינם מתבצעים במערכת האגף.

 

שאלה מס' 4 :

לאיזה צורך הובא המידע בעמודים 26-27, לגבי המצב הקיים באגף ?

תשובה:

כאמור בעמוד 2 למפרט המכרז "נותן השירותים שיזכה במכרז זה יתפעל  את מערך בחינות באמצעות המערכת הממוחשבת של האגף על גבי תחנות עבודה בממשק חלונאי.

 

 

שאלה מס' 5 :

לגבי סעיף 13.3.10 – בסעיף זה אנו מתבקשים לצרף קבלה עבור בדבר תשלום מסמכי המכרז. האם ניתן לשלם את מסמכי המכרז בצ'ק או במזומן באמצעות רשות הדואר? במידה וכן, אנא רשמו לנו את מס' חשבון בנק הדואר של משרד התמ"ת

תשובה :

האמצעי התשלום בבנק הדואר יהיה בהתאם למקובל בבנק הדואר ואיננו מתערבים בעניין זה. ביחס למספר החשבון – וכפי שצוין במודעה בדבר פרסום המכרז – חשבון מס' 31514, לפקודת משרד התעשייה, המסחר והתעסוקה.

 

שאלה מס' 6 :

לגבי סעיף 2.1.6(6) – מה הצפי לקליטת ציוני המגן ישירות?

תשובה :

לא ניתן כרגע להצביע על לוח זמנים לנושא.

 

שאלה מס' 7 :

לגבי סעיף 2.1.7(5) – מבקשים לשנות ל- 48 שעות לפי ימי עבודה

תשובה :

סעיף 2.1.7 (5), סעיף 2.2.6(6) וסעיף 2.3.3(6) – הסעיפים יתוקנו – ונוסחם המתוקן יהיה כדלקמן: "בבחינות בשאלונים סגורים יסרוק נותן השירותים את דפי התשובונים בסורק, ויעביר קובץ ציונים בממשק למערכת האגף עד 2 ימי עבודה מיום איסוף דפי התשובונים".

 

שאלה מס' 8 :

לגבי סעיף 2.1.11 - מה היקף מחברות לבדיקה ע"י מעריך שני?

תשובה :

ראה תשובה 2 ג' לעיל.

 

שאלה מס' 9 :

לגבי סעיף 2.1.12 - מה היקף מחברות לוועדת משמעת במחלקה?

תשובה :

ראה תשובה 2 ד' לעיל.

 

שאלה מס' 10 :

לגבי סעיף 2.1.12(2) – מבקשים הסבר מה כולל המשך טיפול

תשובה :

סוג הטיפול עשוי להשתנות ממקרה למקרה ותלוי בסוג הבעיה שהתעוררה.  מובן כי ישנו שוני בין טיפול בחשד להעתקה של נבחן יחיד לעומת חשד להעתקה של כיתה שלמה.  המשך טיפול יכול לדרוש קיומה של בדיקה נוספת, יכול שתהיה הנחיה לנותן השירותים להזין פסילה, ויכול שיהיו החלטות נוספות, הכל בהתאם לשיקול דעת המחלקה, בהתאם לנסיבות המיוחדות של העניין.

 

שאלה מס' 11 :

לגבי סעיף 2.1.13 – מה משך הזמן לקבלת אישור מהמחלקה, האם עובדים מול גורם אחד?

תשובה :

בדרך כלל אישור המחלקה להפקת הציונים ייקח פרק זמן של עד 14 ימי עבודה. עם זאת יובהר כי ישנם מקרים חריגים בהם נדרשות בדיקות מיוחדות, כמו למשל בדיקה מקצועית נוספת של שאלון הבחינה, יעוץ משפטי – לגביהם ייתכן כי מתן האישור יתארך מעבר לפרק הזמן הנזכר לעיל.

נותן השירותים יידרש לעבוד, לעניין סעיף זה, מול מנהלת המחלקה או מי שקבעה מנהלת המחלקה כנציגה. נותן השירותים יקבל בפגישת העבודה הראשונה עם המשרד שמות אנשי הקשר לפי  העניין.

 

שאלה מס' 12 :

לגבי סעיף 2.2.1(3) – באיזה פורמט מקבלים את פרטי התלמידים האמורים להבחן, האם באופן ממוחשב?

תשובה :  

כאמור בסעיף 2.2.1  סעיף קטן (3)  - המחלקה תעביר לנותן השירותים רשימות, אותן הוא נדרש להקליד למערכת במסגרת ביצוע הרישום, בהתאם לאמור בסעיף קטן (4). 

 

שאלה מס' 13 :

לגבי סעיף 2.2.6(1) –

• האם הכוונה ל- 3 פעמים בשבוע לכל יחידה מחוזית?
• מה הכמות לאיסוף?
• אם הכמות קטנה, האם ניתן להשתמש בקטנוע?

תשובה :  

על נותן השירותים לאסוף 3 פעמים בשבוע מכל יחידה מחוזית ובהתאם לצרכים. הכמות לאיסוף תלויה במועדי הבחינות ובהיקפי הנבחנים כאמור בנספח א' למכרז. לעניין אמצעי ההובלה – כל אמצעי בו יעשה שימוש נותן השירותים – צריך להיות אמצעי המבטיח העברת החומר באופן שלם, ללא כל פגע ובאופן אשר יבטיח כי שום בחינה לא תוכל ללכת לאיבוד או להגיע אל מי שאינו מורשה.

 

שאלה מס' 14 :

לגבי סעיף 2.2.6(5) – אלו שפות נוספות נדרש לגייס מעריכים ומה משך הזמן לגיוסם?

תשובה :

ראה האמור בסעיף 2.2.6 סעיף קטן (5).  המשרד יפעל למתן התראה לנותן השירותים בשפות שאינן מבין השפות הנזכרות בסעיף – של לפחות 30 ימים לפני מועד הבחינה.

 

שאלה מס' 15 :

לגבי סעיף 2.2.7 –

·         מהן הדרישות המינימאליות לסורק ?

·         האם נדרשת תוכנה ל- OCR ו- OMR או שניתן להקליד את התשובות למבחנים הסגורים?

תשובה:

ראה האמור בסעיף 4.11.5.

 

שאלה מס' 16 :

לגבי סעיף 2.2.8(3) – למה הכוונה סיום ההערכה – פר מבחן/מקצוע/מחוז?

תשובה :

נותן השירותים ימסור הודעה  ליחידה המחוזית על סיום הליך ההערכה, ברמת מספר פעולה ביחס לנבחנים אינטרניים וברמת מועד בחינה ביחס לנבחנים אקסטרניים.

 

שאלה מס' 17 :

לגבי סעיף 2.2.9(5) – כיצד יודעים למי מהנבחנים יש ציון מגן?

תשובה :

נבחנים אקסטרנים אינם זכאים לציון מגן. לגבי נבחנים אינטרניים, היחידה המחוזית תציין על גבי טופס "מעקב" המוזכר בסעיף 2.2.6(2), האם צורפו ציוני מגן למחברות.

 

שאלה מס' 18 :

לגבי סעיף 2.4.2 – הסעיף נוגד את התהליך בסעיף 2.4.4, האם הכוונה שהמעריך יקבלו מחברת משודכת ?

תשובה :

הכוונה שהמעריכים יקבלו מחברת משודכת (במידה ותחליט המחלקה לסרוק המחברת) ולכן הסעיף אינו נוגד את התהליך בסעיף 2.4.4.

 

שאלה מס' 19 :

לגבי סעיף 2.6.1 – מבקשים פירוט של דוחות על נבחנים

תשובה :

הכוונה לדו"חות של כמויות נבחנים לפי חתכים שונים.

 

שאלה מס' 20 :

לגבי סעיף 2.6.4 – מבקשים לקבל את מבנה הדוחות הנדרש

תשובה :

המדובר בדו"חות הנשלפים ממערכת האגף.

 

שאלה מס' 21 :

לגבי סעיף 2.8.1 – האם נדרשת מערכת להקלדת ציוני השאלות והפקת דו"חות או שהנתונים הללו מוקלדים ישירות למערכת התמ"ת?

תשובה :

כאמור בסעיף 2.8.1 נותן השירותים יפעיל מערכת אשר תוכל ליצור ממשקים עם מערכת המידע המשרדית של האגף.

 

שאלה מס' 22 :

לגבי סעיף 2.8.3(2) – מה גודל הכספת הנדרשת

תשובה :

ראה האמור בסעיף 2.8.3(2) ובלבד שתוכל להכיל את המידע הנוגע לביצוע השירותים נשוא מכרז זה.

 

שאלה מס' 23 :

לגבי סעיף 2.8.3 –

• נבקש לסייג את חובת שמירת הסודיות כבכל הנוגע למידע אשר : היה מצוי בחזקתו של נותן השירותים קודם לגילוי ללא חובת שמירת סודיות; נמסר לו ע"י צד ג' ללא חובת סודיות; פותח על ידו באופן עצמאי; הינו או הפך להיות בגדר נחלת הכלל ללא הפרת חובת סודיות של נותן השירותים; מידע ג'נרי ו/או כללי אשר אינו מכיל נתונים ו/או מידע אשר הועברו על ידי המשרד.
• נבקש להוסיף את החריגים לעיל גם להוראות הצהרת הסודיות (נספח ד' להסכם).

תשובה :

חובת הסודיות תחול לאמור בסעיף , עם דגש על שמירת סודיות ביחס לכל  מסמך (לרבות מדיה מגנטית) הכולל מידע אודות תוכן המבחן או כל חומר נלווה אליו, פרטי הנבחנים וציוניהם, פרטי מוסדות הלימוד במסגרתם למדו הנבחנים ההלו לרבות ציוני הנבחנים ברמת המוסד . כל מסמך אשר נותן השירותים סבור כי לא צריכה לחול לגביו חובת סודיות – אשר בו ירצה לעשות כל שימוש שהוא – יהיה טעון פנייה מראש ובכתב אל המשרד לצורך בחינה ואישור ספציפי.

מידע הנכלל במסגרת אתר משרד התמ"ת הפתוח לכל – איננו מידע לגביו חלה חובת סודיות.

 

שאלה מס' 24 :

לגבי סעיף 2.8.3(5) – סעיף 2.11.3 לא קיים

תשובה :

מדובר בטעות סופר. ההפניה הנכונה היא לסעיף 2.8.2.

 

שאלה מס' 25 :

לגבי סעיף 2.8.3(9) – נבקש להוסיף כי נותן השירותים יהיה רשאי למסור ידיעה או מידע הקשורים בשירותים לעובדיו ו/או קבלני המשנה שלו ו/או לחברות קשורות בקבוצת החברות של נותן השירותים, לצורך מתן השירותים.

תשובה :

נותן השירותים נדרש לפנות  בכל מקרה אל המחלקה לצורך קבלת הרשאה למסירת מידע שלדעתו נדרש לצורך ביצוע משימה זו או אחרת, בקשר למכרז זה, ביחס לקבלני משנה, חברות קשורות וכיו"ב.

 

שאלה מס' 26 :

לגבי סעיף 5.2 – נבקש למחוק את הדרישה לגבי ניגוד עניינים בגלל קיומו של קשר עם נבחן – זו דרישה לא סבירה ומצריכה מנותן השירותים לבדוק בכל שלב מתן השירותים אם קיים קשר שלו או של עובדיו עם איזה מהנבחנים בטרם הם נבחנו.

תשובה :

בנסיבות בהן נדרשת הקפדה על שמירה על טוהר הבחינות – דרישת המשרד היא כי תתקיים בדיקה אם קיים קשר בין מי שפועל מטעם נותן השירותים בקשר למכרז זה עם נבחן כלשהו. על נותן השירותים במסגרת מנגנוני הבקרה המופעלים מטעמו – לדאוג לכך כי לא יתקיים קשר כזה, למרות הקושי הטמון בדבר.

 

שאלה מס' 27 :

לגבי סעיף 5.10.3 – האם הכוונה ליום עיון אחד לכולם, האם המדריכים/מנחים מקצועיים הינה באחריות משרד התמ"ת?

תשובה :

ראה האמור בסעיף 5.10. הדרכת המעריכים הינה באחריותו של נותן השירותים ועל חשבונו. כמו כן ההדרכה כוללת נושאים מקצועיים הקשורים למקצועות הבחינה השונים ולכן אינה יכולה לכלול את כל המעריכים ביום עיון אחד.

 

שאלה מס' 28 :

לגבי סעיף 6 – נבקש כי המחלקה תעביר לנותן השירותים את תוכנית העבודה עד חודש לפני כל מועד. כמו כן נבקש להוסיף בסוף הפסקה הראשונה : "בכפוף לאספקת תכנית העבודה על ידי המחלקה במועדה".

תשובה :

ראה האמור בסעיף 6. יש לקחת בחשבון כי למרות העברת תוכנית העבודה כחודש לפני מועד הבחינה יתכנו עדכונים נוספים עד ליום הבחינה. בנוסף ראה האמור בסיפא של סעיף 2.2.2.

 

שאלה מס' 29 :

לגבי סעיף 9.2 – מה כוללת קבוצה מיוחדת?

תשובה :

ראה המקצועות המפורטים בנספח א' – דף 11 מתוך 11.

 

שאלה מס' 30 :

לגבי סעיף 13.3.5 – "נבקש להחליף את המילים "הצגת אישור רואה חשבון המבקר את המציע" במילים: "התחייבות חתומה של המציע מאומתת על ידי עו"ד או רו"ח" ולתקן בהתאם את נספח "3" לתנאי הסף. ההסבר: מאחר ורו"ח לא יכול להצהיר על עובדות אלה, מי שצריך להצהיר על עמידתו בהן הוא המציע עצמו, באמצעות מורשי חתימה, ועו"ד או רו"ח יכול לאמת כי ההצהרה נחתמה כדין."

תשובה :

האישור המבוקש נובע מהוראת התכ"מ נסמן 3.3.1.2.6  ו- נסמן 3.3.3.1 ה'. השינוי המבוקש טעון אישור החשב הכללי ואינו מסמכות ועדת המכרזים במשרד.  רואה החשבון איננו בגדר מאמת תצהיר אלא נדרש לבצע בדיקה בפועל. לא ניתן לבצע השינוי.

 

שאלה מס' 31 :

לגבי סעיף 13.3.6 – "נבקש להחליף את המילים "הצגת אישור רואה חשבון המבקר את המציע או מעורך דין שבשריות המציע" במילים: "התחייבות חתומה של המציע מאומתת על ידי עו"ד או רו"ח" ולתקן בהתאם את נספח "3" לתנאי הסף. ההסבר: מאחר ורו"ח לא יכול להצהיר על עובדות אלה, מי שצריך להצהיר על עמידתו בהן הוא המציע עצמו, באמצעות מורשי חתימה, ועו"ד או רו"ח יכול לאמת כי ההצהרה נחתמה כדין."

תשובה :

האישור המבוקש נובע מהוראת תכ"מ 3.3.3.1 ח'. השינוי המבוקש טעון אישור החשב הכללי ואינו מסמכות ועדת המכרזים במשרד.

 

שאלה מס' 32 :

לגבי סעיף 13.3.8.1 -

• נבקש להגביל בזמן סביר את התקופה בה ועדת המכרזים זכאית לדרוש הארכת תוקף הערבות, בצמוד לתוקף ההצעה.
• נבקש כי חילוט הערבות יבוצע רק לאחר שניתנה לנותן השירותים הודעה מראש ובכתב של 30 ימים ומתן ארכה לתיקון בטרם חילוט הערבות.
• כמו כן, נבקש כי בכל מקרה של חילוט הערבות, כולה או חלקה, ישקף הסכום שיחולט את הנזק שנגרם למשרד בפועל.

תשובה :

• סעיף 13.3.8.3 יתוקן. "ועדת המכרזים תהיה רשאית לדרוש הארכה/ות תוקף הערבות, לתקופה של 3 חודשים נוספים או תקופה קצרה יותר, לפי שיקול דעתה, כל עוד לא התקבלה החלטה בדבר זוכה/ים במכרז ו/או כל עוד לא ייחתם הסכם עם הזוכה".
• אין המשרד רואה מקום להכנסת התיקון המבוקש לאור העובדה כי מדובר בערבות מציע ולא בערבות ביצוע.
• לעניין הבקשה כי סכום  הערבות שיחולט ישקף הנזק שנגרם  בפועל - אין המשרד רואה מקום להכנסת התיקון המבוקש. המשרד, ככל רשות מינהלית, מחויב להפעיל שיקול דעת ענייני, לפעול בסבירות ובהגינות לאור נסיבות העניין.

 

שאלה מס' 33 :

לגבי סעיף 17.2 – לא ברורה ההפניה בסיפא של הסעיף לסעיף ג'.

תשובה :

הסיפא – "במידה ולא מימש האפשרות האמורה בסעיף ג'" – תימחק.

 

שאלה מס' 34 :

לגבי סעיף 17.3 –

• נבקש כי חילוט הערבות יבוצע רק לאחר שניתנה לנותן השירותים הודעה מראש ובכתב של 30 ימים ומתן ארכה לתיקון בטרם חילוט הערבות.
• כמו כן, נבקש כי בכל מקרה של חילוט הערבות, כולה או חלקה, ישקף הסכום שיחולט את הנזק שנגרם למשרד בפועל.

תשובה :

אין מקום למתן אופציה לתיקון מאחר והיוזמה למשיכת ההצעה הינה של המציע . על המציע להיות מודע למשמעות משיכת הצעתו בפרק הזמן המוזכר בסעיף.

 

שאלה מס' 35 :

לגבי סעיף 20.2 –

• נבקש כי חילוט הערבות יבוצע רק לאחר שניתנה לנותן השירותים הודעה מראש ובכתב של 30 ימים ומתן ארכה לתיקון בטרם חילוט הערבות.
• כמו כן, נבקש כי בכל מקרה של חילוט הערבות, כולה או חלקה, ישקף הסכום שיחולט את הנזק שנגרם למשרד בפועל.

תשובה :

אין מקום למתן אופציה לתיקון.

 

שאלה מס' 36 :

לגבי הואיל 1 להסכם – נבקש להוסיף כי המכרז, כפי שתוקן ו/או הובהר יהווה נספח א' להסכם.

תשובה :

מסמך זה של שאלות ותשובות הבהרה מהווה חלק בלתי נפרד ממסמכי המכרז. אין צורך בביצוע התיקון האמור.

 

שאלה מס' 37 :

לגבי סעיף 8.7 להסכם – נבקש כי האמור בסעיף לא ייחשב להפרת ההסכם על ידי נותן השירותים ובמקרה כאמור, המשרד יהיה רשאי לדרוש החלפתו.

תשובה :

לגבי סעיף 8.7 להסכם – אין שינוי. לנותן השירותים אחריות ביחס לעובדיו.

 

שאלה מס' 38 :

 לגבי סעיף 8.10 להסכם – נבקש להוסיף כי המשרד מתחייב לשמור בסודיות מלאה פרטים אלה וכי המשרד יהא אחראי לשפות ולפצות את נותן השירותים במקרה שהמשרד ו/או מי מעובדיו ו/או מי מטעמו הפרו חובת סודיות זו.

תשובה :

לגבי סעיף 8.10 להסכם – אין שינוי.

 

שאלה מס' 39 :

לגבי סעיף 11.2 להסכם – נבקש למחוק את המילים "לדעת המשרד" בשורה הראשונה. המונח "לדעת המשרד" הינו סובייקטיבי לחלוטין. לפיכך, מוצע לשנות את הסעיף כך שהוא יחול על פגיעה בביצוע התחייבויות נותן השירותים בהתאם לתנאי ההסכם.

תשובה :

לגבי סעיף 11.2 להסכם – אין שינוי.

 

שאלה מס' 40 :

לגבי סעיף 13(ב) להסכם – נבקש להוסיף כי המשרד יהיה רשאי לסרב אישור דרישת התשלום מסיבות מוצדקות.

תשובה :

לגבי סעיף 13(ב) להסכם – אין שינוי.

 

שאלה מס' 41 :

לגבי סעיף 13(ג) להסכם – נבקש כי הודעת המשרד תינתן בכתב.

תשובה :

לגבי סעיף 13(ג) להסכם - יתוקן.

 

שאלה מס' 42 :

לגבי סעיף 13(ו) להסכם – נבקש להוסיף בסוף הסעיף "מסיבות מוצדקות".

תשובה :

לגבי סעיף 13(ו) להסכם – אין שינוי.

 

שאלה מס' 43 :

לגבי סעיף 13(ח) להסכם – נבקש להוסיף בסוף הסעיף: "למעט, אם נגרם כתוצאה ממעשה או מחדל של המשרד, עובדיו ו/או מי מטעמו".

תשובה :

לגבי סעיף 13(ח) להסכם – אין שינוי.

 

שאלה מס' 44 :

לגבי סעיף 15 להסכם – נבקש כי זכות הקיזוז תחול רק ביחס לסכום קצוב ולא ביחס לנזקים שלא הוכחו. כמו כן, נבקש להגביל את זכות הקיזוז לתשלומים עפ"י הסכם זה בלבד. קיום או אי קיום מחויבויות נותן השירותים על פי הסכם זה לא ישפיעו על קיום מחויבויותיו על פי הסכמים אחרים בין הצדדים ועל קיום מחויבות המשרד על פי אותם הסכמים.

תשובה :

לגבי סעיף 15 להסכם – אין שינוי.

 

שאלה מס' 45 :

לגבי סעיף 18.1 להסכם –

• נבקש להוסיף בשור